Byggmax är en centralstyrd kedjehandel som i egen regi säljer byggmaterial på nätet och i 115 butiker i Sverige, Norge och Finland till främst privatkunder. Från huvudkontoret i Solna sköts inköp, marknadsföring, ekonomi och all övrig administration för alla butiker i alla länder, vilket möjliggör effektiv drift och administration och i förlängningen låga priser för slutkund.

Det finns en stark kultur av entreprenörskap, kundfokus och förbättringsvilja i företaget, trots att det numera består av 700-1000 medarbetare (beroende på säsong) och omsätter drygt 3,5 miljarder SEK.

Här finns vi

Avresa från Clarion Hotel Arlandas konferensentré kl. 08:15.
Studiebesöket startar hos JM AB kl. 09:00 och avslutas på Byggmax ca kl. 15:45. Beräknad ankomsttid till Arlanda är 16:30 beroende på trafiken.
Ordnar du egen transport bör du vara på plats senast 08:50 hos JM AB på Gustav III:s boulevard 64 i Solna. Efter lunch, kl. 13:00, fortsätter besöket hos Byggmax på Armégatan 40 i Solna.

…………………………

Utmaningar
Företaget har flera större och mindre utmaningar. Att expandera utan att växa ihjäl och samtidigt behålla kulturen i företaget. Att behålla kunskap i företaget och att minska friktion mellan avdelningar och grupperingar. Det finns också behov av att hitta sätt att frigöra tid för butik att kunna lägga på kundmöte och utbildning.

En ytterligare utmaning är att lyckas synliggöra de tillstånd och de problem som uppstår – till skillnad från en tillverkande industri syns inte stopp och arbetshinder lika tydligt i en administrationsmiljö

Lösningen
Byggmax valde inte att använda lean som ett arbetssätt i syfte att spara pengar eller lösa några stora problem, utan snarare för att det passade bra med våra värderingar och vår kultur.

Ledningen och personalansvariga som rapporterar till ledningen genomgick hösten 2011 en leanutbildning enligt ”train the trainer”principen, med fokus på tankesättet lean snarare än verktyg och metoder. Dessa ledare utbildade därefter vidare ute i verksamheten – både på huvudkontoret och ute i butik. Då de olika avdelningarnas verkligheter och behov skiljer sig väldigt mycket från varandra har man sedan gett stor frihet till alla att välja sina egna verktyg och angrepssätt, med efterfrågan ovanifrån.

Parallellt med leanresan har även alla ledare genomgått en gedigen ledarskapsutbildning.

De allra flesta avdelningar och grupperingar på huvudkontoret arbetar numera med standarder, flöden, avvikelser och förbättringar på ett ganska ”Lean-klassiskt” sätt. Förbättringsarbetet är i hög grad medarbetardrivet, något som underlättas av att alla nivåer av chefer även arbetar operativt i verksamheten.

Resultat
Arbetet med Lean på huvudkontoret har fått följdeffekter som märks hela vägen ut mot kund.
Butikerna får bättre kvalitet på underlag och material, vilket gör att de slipper lägga tid på att korrigera fel eller söka information. Denna tid har de kunnat investera i utbildningar och mer tid med kund. Enbart under första vintern kunde butiksorganisationen lägga 6 000 timmar på utbildning, trots ”snålare” schemaläggning av personal än året innan.

Hål i hylla på butik har nästan halverats som en följd av bättre rutiner och processer på inköps-, avrops- och logistikavdelningarna.

Medarbetarna upplever en ökad känsla av medbestämmande och möjlighet att påverka sin arbetssituation. Mindre stress, mer kontroll och ännu mindre fingerpekande på person när saker har gått fel.

På ledningsnivå innebär förändringen mindre chefskap – mer ledarskap. Med tryggare och mer självgående medarbetare som känner att de själva kan angripa de problem som dyker upp har mängden tid som behöver läggas på brandsläckning minskat. Som en effekt av detta har exempelvis stora delar av inköpsavdelningen möjlighet till 30-minuters en-till-en-avstämningssamtal med sin chef varje vecka, vilket bygger tillit och stävjar problem långt innan de blivit problematiska.