Innovatören, föreläsaren och grundaren av Nodd AB, Johan Lundell, medverkar på Lean Forum 2018 i Göteborg 17-18 oktober.

Lean-metoder och -arbetssätt har alltid innehållit visualisering. Processer, nyckeltal, arbetsflöden, avvikelser; ja hela verksamheten behöver överblickas och förstås. Men är den visualisering som används idag optimal?

Jag påstår att den inte är det. Alls. Över huvud taget.

Det näst bästa är ofta det bästas värsta fiende

Problemet är att det som visas idag i rapporter, på väggar, skärmar och verktygstavlor är helt korrekt. Ingenting är fel. Hur kan då någon påstå att det som visas är dåligt, när det är korrekt?

Låt mig få ställa några frågor för att svara på det.

• Om en orienterare istället för karta hade fått ett helt korrekt flygfoto; hade denne då kunnat ta de välinformerade beslut som en orienteringskarta möjliggör?
• Om en musiker istället för musiknoter hade fått 20 sidor med korrekta paj- och stapeldiagram över alla tonhöjder, tonstyrkor, tonlängder och fingersättningar; skulle denne då kunnat spela musiken?
• Om byggarbetare istället för ritningar hade fått ett helt korrekt manus där det stod hur varje bit skulle sitta, hade huset då kunnat byggas?

Nej, det är tack vare orienteringskartan, musiknoterna och ritningarna som detta går. Det räcker inte med att information avbildas KORREKT; den behöver avbildas och beskrivas på bättre, mer potenta sätt som fångar tillräckligt mycket tillräckligt bra.

Visst är sämre visualisering nästan alltid bättre än ord och siffror. Ändå är den långt mycket sämre än bra visualisering.

Formen fundamental för information

Information handlar om form. Latinets ”informare” betyder ordagrant att ge form, struktur, ordning eller uttryck för någonting.

Om informationen har fel form blir den lika oöverskådlig som diagram med CAD-data eller kartdata. När dessa data sätts i rätt form får man ritningar och kartor.

En hårddisk behöver som bekant formateras, för att informationen ska kunna lagras. På samma sätt behöver all information, all data och all kunskap ges former som både är överskådliga och potenta nog för att kunna spela musik du aldrig hört, som musiknoterna gör.

Och det är precis här leanarbetet har så mycket att vinna på visualisering.

• Vi vill ju att alla anställda ska förstå deras del i den stora symfonin som företaget spelar; ändå tar vi inte fram potenta noter där alla ser sin stämma, sin roll.
• Vi vill att alla på avdelningen ska förstå hela kartan, men när vi talar och skriver om naturen med ord så blir det ordrika och – ofta svårtolkade – vägbeskrivningar istället för överskådliga kartor.

Det är av absolut yttersta vikt att använda en överskådlig, lättförståelig form för den information som ska få anställda att förstå mål, syfte och vad deras roll är. Och den formen är aldrig uteslutande ord.

Form behöver ses

”Do you see what I mean” och ”Oh, I see”, säger man ju. Även om ordet som används är ”ser”, menas i själva verket att man ”förstår”. När du ”inser” något, då förstår du något. Syn och förståelse är så tätt sammanknutet att när vi förstår, så säger vi att vi ser.

Självklart är det möjligt att förvärva sig stora kunskaper och insikter utan vare sig potenta notationer eller syn. Det kan ta lång tid, men det går. Men räcker det? Handlar inte lean om att se till att dessa kunskaper kan överföras till andra så att andra kan utveckla dessa, under så lång tid, förvärvade kunskaper?

Att bara veta är ofta inte tillräckligt. När du ser, kan du reflektera. När du reflekterar kan du förstå. Detta är en grund för all inlärning och ett skäl varför visualisering har en fantastiskt potential att sätta information och kunskap där den hör hemma; där den är lätt att förstå.

Potenta notationer visar information som ord, siffror och grafer kväver

Orden är idag norm för att bära instruktioner, detta trots att underhåll inte alls är ord och att ord inte liknar processerna.

Instruktioner inom drift, produktion, underhåll är rutiner och processer. Dessa processer ska ses och förstås, inte talas om. Sluta att berätta vad man ska göra. Visa hur det ska bli istället, som Ikea och Lego, som varje år tjänar miljarder kronor på att människor över hela världen kan montera produkter de aldrig sett eller utbildats för.

Data i kontrollrum är inte siffror, pajer eller staplar, utan värden. Dessa värden ska istället visas så att användarna förstår långt mycket mer än vad enskilda grafer kan visa.

En ljus framtid

I ett informationsbrus som gör att knappast någon av oss kommer ihåg en enda mening vi hörde igår, så är visualiseringar mycket lättare att komma ihåg.

Potenta, kondenserade notationer, som ritningar, noter, kartor och dem som Nodd utvecklar, gör så att du kan göra saker du aldrig gjort tidigare och att dessa företeelser lätt kan utvecklas. En utskrift, om än stor, ska räcka för att man ska kunna reflektera och förstå. Med bara en penna kan avancerad, komplex information utvecklas, på samma sätt som hur musiker och byggarbetare – också de tystlåtna och blyga – med musiknoter, ritningar och en penna kan göra musiken och bokhyllan vackrare.

Potenta notationer ger kunskap och information vingar och demokratiserar den så att människor oavsett språk kan förbättra och effektivisera processer och företeelser.

Potenta notationer förenar och förbrödrar och blir en gemensam grund mot ett gemensamt mål.

Är inte det precis vad vi vill med lean?

Johan Lundell