Lean Forum är en ideell förening med uppgift att vara samhällets ledande inspiratör och sprida kunskap och erfarenheter kring lean. Som ett led i detta delar Lean Forum ut ett stipendium till Årets Exjobb vid Lean Forums konferens i oktober. I artikeln nedan sammanfattar årets vinnare från sina slutsatser. Läs och lär!

Marlene Eldsand och Sabina Lindell har i deras studie om Lean kommunikation och kommunikativt ledarskap tagit fram en  kommunikationsmodell som på ett konkret sätt kan hjälpa organisationer att arbeta effektivt med värdeskapande intern kommunikation. De har studerat en magisterutbildning i Kvalitets- och Ledarskapsutveckling som ges ut av Kvalitetsteknik på Mittuniversitetet. Deras examensarbete gjorde att de vann titeln Årets exjobb inom lean 2019.

Syftet med deras studie var att undersöka hur Leanbaserade verksamheter inom offentlig sektor arbetar med intern kommunikation och identifiera framgångsfaktorer för hur de strategiskt och praktiskt arbetar med denna för att skapa värde i verksamheten.

Sabina Lindell och Marlene Eldsand vid prisutdelningen på Lean Forums konferens i Södertälje.

Resultatet visade att de 15 chefer från sex olika kommuner som intervjuades var samtliga relativt överens om vad som kan anses som framgångsfaktorer, vad som utmärker en bra kommunikativ ledare, samt hur de själva arbetade med intern kommunikation i det dagliga arbetet. Ledarna lyfte framgångsfaktorer såsom tydlighet och att kommunicera begripligt, att ha helhetssyn och fokus på syfte och mål samt att strukturera, planera, prioritera och sortera. Ytterligare framgångsfaktorer som ansågs vara viktiga var att skapa delaktighet, arbeta med coaching och feedback, vara inlyssnande samt att ha effektfokus och minska slöserier.

Marlene och Sabina anser att ledare behöver prioritera kommunikation för att uppnå verksamhetens mål.

– Vi upplever att många verksamheter försöker arbeta enligt Lean och då med fokus främst på effektivisering och eliminering av slöserier, men många missar att skapa engagemang hos medarbetarna genom att prioritera kommunikationen. Att ledare arbetar strategiskt med intern kommunikation är en förutsättning för att nå verksamhetens mål. Kommunikationen inom ledarskapet har stor möjlighet att påverka bland annat medarbetarnas arbetsmiljö, välbefinnande,  engagemang och arbetets kvalitet mot kunderna, säger Marlene.

Syftet med studien var även att bidra till att skapa kunskap om och problematisera begreppet Lean kommunikation, samt undersöka kopplingen till begreppet kommunikativt ledarskap.

Marlene och Sabina upptäckte att i majoriteten av forskningen kring Lean fanns det inte så mycket skrivet om hur ledare praktiskt och teoretiskt ska arbeta med intern kommunikation. Samtidigt spenderar ledare 79-90 % av sin tid åt kommunikation dagligen. Marlene och Sabina tog därför fram en kommunikationsmodell (SAMA-modellen) med tillhörande checklista som ett stöd till ledare för att kunna stärka den värdeskapande internkommunikationen. SAMA-modellen grundar sig i teorier kring Lean kommunikation, kommunikativt ledarskap och utifrån det som framkom i intervjuerna.

– Vi ville hjälpa ledare att på ett strategisk och framgångsrikt sätt arbeta med Lean kommunikation och det kommunikativa ledarskapet för att skapa värde för organisationen. Vår förhoppning är att  SAMA-modellen med tillhörande checklista ska underlätta verksamheters medvetna arbete med att bli en lärande organisation baserad på ständiga förbättringar och med motiverade medarbetare, säger Sabina.

Tanken med SAMA-modellen är att den inte kan utgöra ytterligare ett Lean-verktyg, den tillhör snarare basen i ett Leanhus eller en egen pelare om man så vill. Något som även deras studie visade var att begreppet Lean kommunikation var ganska okänt hos majoriteten av de intervjuade ledarna. Samtidigt lyfte de i stor utsträckning delar som de arbetade med som ingår i det som finns skrivet om begreppet Lean kommunikation, vilket kan visa på att de arbetade med det undermedvetet.

I studien var det få av respondenterna som kände till eller arbetade utifrån kommunikativt ledarskap och som hade fungerande strategier för att göra ledarna mer kommunikativa, vilket kan anses vara en grund för att kunna åstadkomma en mer värdeskapande kommunikation. Studien visar även genom jämförelser mellan teorier och forskning samt via intervjuerna, att värdeskapande kommunikation, Lean kommunikation och kommunikativt ledarskap till stor del kan anses gå hand i hand. Flera av respondenterna nämnde snarlika aspekter gällande framgångsfaktorer samt synen på värdeskapande intern kommunikation och vad en bra kommunikativ ledare ska bemästra, som också ingår i Lean kommunikation och kommunikativt ledarskap.

SAMA-modellen för Lean kommunikation.