Ofta, när man pratar om Lean i skolmiljö, får man höra att det inte fungerar i skolan.

– Ja, ja, det går nog bra på Scania, men vi bygger inte lastbilar, förstår du. Vi håller på med människor, säger man.

Eller:

-Men vi håller redan på med förbättringsarbete. Vi förbättrar oss hela tiden.

Vilket förmodligen är sant. Problemet är dock att man inte alltid förbättrar det som behöver förbättras. Därför behövs ett verktyg som kan hjälpa skolan att definiera avvikelser och förbättringsområden, och som innehåller en struktur för att genomföra förbättringar. Lean i skolan handlar om att få mer tid till kärnuppdraget – eleverna – och att minska tiden som går åt för det som ligger utanför lektionstiden, men som ändå måste göras.

Skolan hade ingen erfarenhet av Lean innan vårt arbete sattes igång hösten 2012. 2011 pratades det mycket om lärares arbetstid och att de hade för mycket att göra, vilket ledde till en arbetstidsmätning och ett samarbete med Institutionen för arbetsmiljö och hälsa på KTH för att få en tydlig ansvarsfördelning för arbetslagsledarna – allt som görs ska vara ännu ett steg på vägen mot skolans uppsatta mål. Det handlade mycket om att slå fast vad arbetsledarna, pedagogerna, arbetslagen och skolledningen skulle göra och inte göra. En tydlig rollfördelning. Vi arbetade också fram en ny dagordning till de gemensamma mötena vilket fick ned mötestiden från två timmar till 30 minuter – och vi fick mer tid att prata om pedagogik. Vi arbetade också fram ett system för utveckling och uppföljning av utvecklingsområden. Detta arbete gjorde Åkerskolan lämplig för ett av Strängnäs kommuns första Lean-processer.

Vid utvecklingsarbete i skolan är det helt avgörande att alla är med i processen, och känner delaktighet. Det är också en kvalitetssäkring i ett LEAN-arbete att hitta så många infallsvinklar, synpunkter och avvikelser som möjligt. Därför var det viktigt för oss att samtliga pedagoger var med i LEAN-processen, och att vi inte valde ut vissa delar eller arbetslag. Vi ville också få in LEAN-arbetet i vårt redan pågående utvecklingsarbete. Detta skapade förutsättningar för att LEAN skulle bli en accepterad och konsekvent process för förbättringsarbete.

Våra effektmål som vi hade när vi började vårt arbete var:

• Värdeskapande tid ska öka
• Samarbetet både inom och mellan arbetslag ska öka
• Kvaliteten och mätningen av kvalitet ska öka och säkras, Kontinuerligt högre måluppfyllelse (sociala mål och förmågor)

Vi började med att genomföra seminarier med utbildning i Lean samt för att ta fram förbättringsområden. En Lean-grupp sammanfattade sedan närmare 120 förbättringsområden till 12. Dessa presenterades vid ett seminarium och fem områden prioriterades. De styrande faktorerna var arbetsinsats och effekt (se bild). Som utgångspunkt gjordes mätningar med både elev- och medarbetarenkäter, där antal samarbetstimmar, effektivitet i möten, läsutveckling, tidsstudier för administration mm mättes. En målbild byggdes upp, vilken byggde på delaktighet från elever, föräldrar och samarbete mellan lärarna.

Vi prioriterade noggrant lösningar utifrån våra effektmål men också efter vad som gav störst effekt att börja med;

1. Tydliga rutiner/policys i klassrummen, bemötandet av elever, elevstöd.
2. Läshjälpprojekt mellan klass 8 och klass 2.
3. Pedagogiska rutiner och pedagogiskt förhållningssätt, vilket innebar att införa ett gemensamt planerings- och bedömningsverktyg, vilket i sin tur innebar dels att 1 nytt dokument ersatte 5 gamla men också att samplanering av flera lärare i alla olika ämnen och på olika stadier skulle öka.
4. Ordning och reda på pedagogisk dokumentation och de administrativa systemen.

Att alla deltog och bidrog i förbättringsgrupperna skapade en ömsesidig respekt för andras idéer och förslag – diskussionskulturen förändrades – och alla kände delaktighet. Skolledningen hade tydliga förväntningar på personalen att följa det vi har kommit överens om. Lösningsförslagen har sedan de första förslagen sjösattes utvärderats genom en stark uppföljning över tid (genom enkäter, medarbetarsamtal, lönesamtal, klassrumsbesök och auskultationer), bearbetats och gäller nu som norm. De utvärderas kontinuerligt, och förändras vid behov. Auskultationer och gemensam planering har inneburit att alla har givits möjlighet att bidra till skolans utveckling, bland annat genom att yngre lärare får stöd av äldre. I kommunens skolportal har vi skapat utrymme för goda exempel, där lärarna lägger in planeringar som fungerat, även detta som stöd för kollegor.

Under vårterminen 2014, 18 månader efter det första seminariet, har vi sett följande resultat:

• 100% använder planerings- och bedömningsmatriserna (50% vt -13 och innan dess ingen gemensam form för planering och dokumentation).
• 80% av pedagogerna samarbetar på en nivå där de samplanerar och utvärderar lektioner.
• 100% i åk 2 och 8 genomför läsprojekt.
• 80% använder sig av klassrumsreglerna.
• Den administrativa tiden för skolportalen har minskat med 80%

Detta har resulterat i:

• Arbetslagen har blivit bättre på att samarbeta, och kvaliteten på samarbetet har blivit bättre. Det finns idag en schemalagd tid för gemensam planering i pedagogernas veckoschema, vilket har bidragit till att flera pedagoger hittar nya arbetssätt och nya samarbetspartners. Detta har gjort att tiden för planering har minskat, och tiden för eleven har ökat.
• Andelen åtgärdsprogram har ökat, och därmed kan vi visa på en tidigare upptäckt av elever i behov av särskilt stöd. Detta kommer på sikt att innebära en högre måluppfyllelse. Här har vi i skolan ett mätproblem, då åtgärder vi vidtar nu kommer att ge resultat först om 2-3 år. Vi kan dock se tendenser, bland annat genom täta målkonferenser (var fjärde vecka) där alla elever med behov av stöd lyfts fram och åtgärder vidtas. Alla insatser dokumenteras på individnivå i ett gemensamt dokument för varje årskurs – för att ge en tydlig och samlad bild.
• Skolan använder målstyrningstavlor (veckovisa tavelmöten i 7 arbetsgrupper) för det dagliga utvecklingsarbetet, och nya förbättringsgrupper skapas för att hantera uppkomna eller kända avvikelser.

Vad kan andra lära sig av oss?

• Lean är genomförbart i skola med mycket goda resultat, som exempelvis tidsvinster, högre måluppfyllelse, bättre samarbete, mindre stress, bättre planeringar, bättre bedömning, mer tid för eleverna.
• Stödsystemen för elever fungerar bättre.
• Pedagogerna får mer enskild tid med eleverna vilket bidrar till bättre relationer mellan elever och vuxna.
• Planerings- och bedömningsmatriserna har givit en mer rättvis och mer tydlig process, som ger likvärdighet i bedömningen av eleven, men också en förståelse från elevernas sida för vad som behöver göras för att nå olika nivåer. Motivationen och förståelsen för skolarbetet har ökat.
• En viktig poäng och erfarenhet är arbetet med att få ensamarbetande pedagoger (mer regel än undantag i skolan) att arbeta tillsammans. Vi har också fått till samarbete mellan stadierna, vilket är en grund för högre måluppfyllelse.
• Åkersskolan har blivit en tydligare och mer transparent skola som tar bättre vara på de offentliga medlen. De gemensamma rutinerna har lättat arbetsbelastningen för skolans medarbetare och mindre tid går nu åt administrativt arbete och dokumentation. De nya arbetssätten har möjliggjort att fler lärare kan klara sitt jobb på utsatt tid och inte behöver arbeta övertid.
• Uppföljningen av hur eleverna utvecklas och betygsätts har också blivit mer konsekvent och rättvis. I klassrummen råder bättre ordning då samma regler gäller för alla elever i samtliga klassrum. De gemensamma bestämmelserna har lett till upplevelsen av en tryggare arbetsmiljö för såväl lärare som elever. Detta mättes i två enkätundersökningar under våren -14. Skolan har även blivit mer lyhörd för elevernas behov och viljor vilket lett till en ökad elev- och föräldradelaktighet. För föräldrar och elever har det blivit mer klart vad som förväntas inom varje skolämne och hur lärarna arbetar med eleverna för att uppnå målen.

Henrik Ljungqvist, fd rektor Åkerskolan