– Det är fascinerande för oss som blivande ingenjörer att ställa oss på golvet i en främmande miljö som ett sjukhus, studera verksamheten från grunden och sedan se att vi med traditionella metoder för produktionsanalys kan komma med förslag på reella förbättringar, säger David Örneblad och William Stridsberg, nyligen utexaminerade högskoleingenjörer från Chalmers.

David Örneblad och William Stridsberg vid prisutdelningen på Lean Forum 2015. Fotograf: Filip Järnehag.

Golvet som de båda chalmeristerna ställde sig på i våras var akuten på Alingsås lasarett. Och resultatet blev en kombinerad frekvensstudie och flödesanalys som utsågs till årets bästa exjobb på Lean Forum 2015.

I den prisbelönade 15-poängsuppsatsen kom man fram till ett tiotal förbättringar som sjukhuset skulle kunna genomföra relativt enkelt för att minska spring och transporter av patienter, förbättra informationen till patienterna och emellan vårdpersonalen, men även minska kötiderna i väntrummet.

Här följer några av förslagen som kom fram i uppsatsen:

Föreslagna åtgärder för att minska transporter och spring

• Fler rum bör förses med utrustning och material så att personalen inte behöver springa och hämta utrustning eller skjutsa patienterna emellan.
• Anställ en vaktmästare för att sköta alla transporter, istället för att utbildade sjuksköterskor och undersköterskor idag använder bland annat tolv procent av sin arbetstid till att transportera patienter.
• Inför provrörspost för till exempel labbprover och röntgenplåtar istället föra att sjuksköterskorna ska springa och hämta dem.
• Sätt in en dörr mellan väntrummet och triagen där man för den första bedömningen av patienten. Idag måste sjuksköterskan gå genom en korridor varje gång patienterna ska hämtas i väntrummet och bara det tar 30 minuter varje dag, vilket motsvarar sju procent av arbetstiden.

Kommunikation mellan vårdpersonal och patienter

• Diskutera hur personalen förväntas berätta om patienterna för varandra. Idag ska man använda SBAR, vilket står för Situation, Bakgrund, Aktuellt tillstånd och Rekommendation. William och David noterade här att personalen inte följde strukturen, men både två påpekar att detta är ett känsligt område i studien och de har inte kompetens att avgöra om detta innebär att personalen missar viktig information eller överrapporterar.
• Förbättra informationen till patienter som ligger och väntar på behandling inne på avdelningen eller sitter i väntrummet. Idag sker det spontant när någon i personalen känner att de har tid, men genom att lägga in påminnelser på mottagningens datorsystem kan man på ett enkelt sätt få in en regelbundenhet.

Förbättra yttre triage (där en sjuksköterska idag gör första bedömningen av patienterna)

• Låt en läkare göra första bedömningen i traigen, ställa diagnos och bestämma vilka prover som behöver tas. Idag är det en sjuksköterska som jobbar i triagen, vilket leder till det ibland beställs onödiga prover i väntan på att läkare ska ha tid att träffa patienten.
• Avlasta ansvarig i triagen genom att anställa en sekreterare som tar anteckningar och dokumenterar. Idag används över 30 procent av arbetstiden till att föra anteckningar, vilket gör att arbetet går långsammare än nödvändigt.
• Förbättra rutinerna för att öppna ett ytterligare triage vid oväntade köer samt ha ett färdigpreparerat triagerum i reserv, som enkelt kan tas i bruk när trycket ökar i väntrummet.

Lena Lindgren som var en av handledarna på Alingsås lasarett säger att flera av förslagen har tagits med i nästa års planering. Bland annat kommer rummen att utrustas bättre och i samband med en pågående utbyggnad blir det nu också rörpost.  SBAR kommer också att uppdateras och en installation med ett informativt bildspel i väntrummet som visar rutinerna på akuten är på gång.

Men ibland sätter både kultur och ekonomi käppar i hjulet, menar Lena Lindgren.

– Till exempel hade vi under tre månader innan William och David kom hit just testat att ha sekreterare i triagen, men det visade sig att sekreterarna tappade produktionstid för sitt övriga arbete samt att deras arbetsmiljö påverkades negativt.

– Så där har vi en del knutar som måste lösas. Förslaget med läkare i triage och en vaktmästare som sköter transporterna är förstås jättebra, bara vi får ihop det med ekonomin, säger Lena Lindgren.

De nationella målen är att 90 procent av alla patienter ska triageras inom tio minuter. Under studien var kön ibland över 1,5 timme lång så att något behöver göras är tydligt, anser David och William.

– Men vi har inte tagit några ekonomiska hänsyn när vi lämnat våra förslag, påpekar de. Vi har bara föreslagit det som vi bedömer skulle vara bäst för verksamheten.