Det har snart gått ett halvår sedan uppstickaren Newbody tog emot Svenska Leanpriset. En vanlig måndag förmiddag är verksamheten på företaget i Högsbo industriområde i Göteborg, igång för fullt. Många har besökt företaget sedan Leanpriset och ingen som kommer innanför dörrarna kan missa de whiteboards som tapetserar korridorernas väggar. Det är det som syns, men det som inte syns är ännu viktigare för varför Newbody lyckats med en förbättringsresa som saknar motstycke de senaste tre och halvt åren.

Susanne Bengtsson har jobbat på Newbody i tjugo år, företaget grundades för trettio år sedan, och hon prisar de förändringar som skett:

Susanne Bengtsson.

– Ja men vi har fått vara med allihop. Det kom inte som en stor förändring utan vi har alla fått lära oss i små portioner hela tiden och vara med att göra tavlor. Hade allt kommit på en gång tror jag inte jag hade hängt med och gillat det, jag är en kontrollmänniska. Nu kan jag inte förstå hur vi skulle klara oss utan tavlorna. Alla vet vad vi gör nu.

Alla inom varuförsörjningen har fått samma utbildning kontinuerligt och är med på resan, det har inte varit en sak bara för varuförsörjningens ledningsgrupp.

Newbodys produkter är vi nog många som kommit i kontakt med. Det är katalogerna med kalsonger, strumpor och T-shirts, som ligger på fikabordet med uppmaningen ”Hjälp oss att komma till London på klassresa” jämte.

Varje paket kostar 150 kr.Klassen får 37 kr av dem. Företaget räknar med att 2,8 miljoner paket säljs 2017. Och varje litet paket skall komma rätt. Kvalitetsfokus är 100%.

– Vi har långa relationer till tillverkarna som finns i Bangladesh, Kina och Turkiet. Flera gånger om året är vi där och vi har oberoende kvalitetskontrollanter, säger inköpschef Sajad Veismoradi.

Ena korridorens tavlor är inbound, varorna som kommer in till företaget. Och andra korridorens tavlor visualiserar leveranser ut från företaget. Vid tavlorna hålls pulsmöten dagligen och förbättringsmöten en gång i veckan. Och varje tavla har också en ”känslomatris”, där de återkommande frågorna:

• Vad gjorde du igår?
• Vad lärde du dig igår?
• Vad ska du göra du idag?

Ligger till grund för skattningen i matrisen hur man har det på skalan toppen – dåligt , understimulerad- stressad.

2,8 miljoner paket kommer ju inte till rätt elev som sålt dem av en slump, det blir man varse ute på lagret.

Lagerchef Henke Simonsson.

– Vi har jobbat stenhårt med att förenkla processen, och det handlar om varje liten del i flödet, säger lagerchef Henke Simonsson.

Här jobbar många paketerare, det är många extraintagna och vid högsäsong är extrapersonalen många fler än den fasta.

Inget får gå fel och även här finns noggranna mätningar på pulstavlor. Och alla, såväl chefer som Susanne Bengtssson på inbound är eniga:

– Vår utmaning framåt är att hålla i detta och att hela tiden utvecklas. Våra tavlor utvecklas hela tiden på samma sätt som verksamheten.

Susanne Bengtsson tycker det var jätteroligt att få Leanpriset och berättar med mycket stolthet om hur de jobbar. Det är inte bara företaget som förändrats de senaste åren, hon själv har också förbättrats tycker hon:

– Jag har alltid jobbat ensam och varit en kontrollmänniska, nu har jag lärt mig att jobba ihop. Släppa kontroll på ett bra sätt och lära mig att andra kan göra lika bra eller bättre än jag kan. Det är tryggt att veta att vi alla känner till det vi gör, det blir inte så sårbart.

Och hon är väldigt bestämd då hon säger att hon aldrig skulle kunna tänka sig att gå tillbaka till hur det var förut, innan Tobias Ericsson blev varuförsörjningschef och började utveckla arbetsprocesserna.

Och jag ställer frågorna till Susanne jag tror de flesta som besöker Newbody undrar över:

Är det inte jobbigt eller kan vara tråkigt med alla möten?
– Tråkigt? Nej, inte vad jag vet. Möten är alltid givande, de sparar tid.

Men dubbelarbete då, du jobbar och för in uppgifter i datorn och sen ut till tavlan…?
– Nej, tavlan behövs. Datorn och tavlan liksom talar med varandra. Båda behövs verkligen. Fast när datorerna låg nere för ett tag sen klarade vi oss bra ändå. Det hade vi aldrig gjort förut.

Om chefen inte är närvarande då, fungerar det då?
– Ja, men han måste ju kunna vara borta. Allt fungerar! Och är han här är han ju här, då är han med oss och han får bjuda på bulle efter fem sena ankomster han med. (Detta finns det också system för på tavlorna.)

Och innan jag lämnar Susannes arbetsrum och Newbody, tillägger hon:
– Jo, det är en sak till som verkligen förändrats. Det bästa är faktiskt att vi ser avvikelser som något positivt och inte som något dåligt. Det gör väldigt stor skillnad!

Text och foto: Lotta Orstadius