Hur hanterar och sorterar vi det ständiga informationsbruset? Hur prioriterar vi bland alla affärsmöjligheter? Bruset i kombination med globala och komplexa organisationsstrukturer leder ofta till förseningar i produktutvecklingen. Detta var huvudfokus på seminariedagen som hölls av Ron Mascitelli arrangerat av Swerea IVF, ABB Robotics, Lean Forum och MITC.

– Det var över förväntan många som deltog på seminariet, säger Magnus Thordmark, Swerea IVF. Det märks att produktutvecklingen fortfarande står högt upp på företagens strategiska agenda. Nätverket för lean produktutveckling, som startade för tio år sedan, är fortfarande mycket aktivt. Vi har haft besök av flera kända amerikanska profiler genom åren och Ron var säkert inte den sista i raden.

Ron Mascitelli, internationell föreläsare inom avancerad produktdesign och utvecklingsmetoder lockade 150 deltagare från industrin till en fullsatt lokal på ABB Meeting Point i Västerås. Han inledde dagen med att beskriva de tio största fallgroparna och tidstjuvarna i utvecklingen av en ny produkt. De flesta deltagarna kände igen sig i Rons föreläsning. Speciellt om hur stora organisationer effektiviserar och mäter produktivitet men fortfarande inte lyckas hålla nere kostnader för projekt. Aldrig förr har utvecklingsprojekt blivit så försenade som idag? Varför?

Våga prioritera och undvik att multitaska
Dagens samhälle kräver snabbare och effektivare ledtider vilket gör att vi tenderar att gå från uppgift till uppgift och har svårt att koncentrera och fördjupa oss. Vi blir distraherade av information om ny teknologi och nya affärsmöjligheter vilket gör att vi börjar tvivla på projekt vi precis initierat, vi byter fokus och startar två andra projekt parallellt för att inte missa möjligheten. Vi börjar multitaska. Vi tror att vi arbetar effektivare men egentligen gör vi det motsatta eftersom mer tid går år till att byta fokus från ett projekt till ett annat. Vi måste prioritera och fråga oss, vad är onödigt brus och vad är värdefullt att lägga tid på?

Skapa tydliga kommunikationsvägar
En annan orsak är globalisering, många stora företag har flyttat produktionen allt längre bort från produktutvecklare och designers. Den viktiga informationen från montörer och operatörer försvinner i komplexa kommunikationsvägar vilket försenar projekt. I en global miljö är det extra viktigt att det finns en tydlig organisation, struktur, lokala projektledare som har den lokala ledningens support.

Med globalisering kommer digitalisering. Vi deltar i projektgrupper genom virtuella möten och konferenssamtal. Tyvärr lyckas sällan lokala deltagare föra vidare den information, mål och arbetsuppgifter till den lokala organisationen på ett bra sätt. Det krävs en stark lokal projektledning som har tydliga kommunikationsvägar.

– Det är viktigt att ha en tydlig lokal projektledningsmetodik tillsammans med lean produktutveckling. Jag tror att vi har mycket att lära från det agila tänket. Det behövs pulsrum och visuella platser där lokala deltagare tydligt ser prioriterade delmål och arbetsuppgifter, menar Ron.

Många ser den agila metodiken som en konkurrent till lean produktutveckling, men vi bör istället se möjligheterna. Den ena metoden fokuserar på ”mjuka produkter” och den andra på ”hårda produkter”.

Att implementera lean produktutveckling tillsammans med kraftfulla verktyg och metoder för projektledning tar vanligtvis ett år eller mer. Om projektdeltagare blir distraherade av flera projekt samtidigt kommer de snabbt falla tillbaka i gamla vanor. Genomförandet av strukturförändringar kräver ständig energitillförsel under en längre tid. En engångsträff för att diskutera nya idéer gör sällan långsiktig skillnad. En annan fallgrop är att inte engagera alla medarbetare i förbättringsprocessen.

– Det är viktigt att kunna initiera pilotprojekt för att testa verktyg och metoder i företags verkliga miljö för att möjliggöra återkoppling och lärande. Det är viktigt att ha en stadig, konsekvent betoning på strukturförbättringarna under en längre tidsperiod.
– Det krävs även samarbete och att alla individer blir respekterade, hörda och lyssnade på, avslutar Ron.

Sandra Jungner, webbredaktör, Swerea IVF