Du anv?nder en f?r?ldrad webbl?sare, hemsidan kan d?rmed se lite konstig ut. Uppdatera din webbl?sare f?r en b?ttre upplevelse.

Malmö stads utvecklingsresa med lean som strategisk inriktning – ett förändrat tanke- och arbetssätt för bättre resultatuppfyllelse, leverans och kvalitet

Anne Sögaard


bilder-malmo2I ljuset av den pågående debatten om de eventuella svårigheterna att mäta och arbete med kvalitet i välfärden är det inspirerade att få möjligheten att berätta om vår utvecklingsresa på myndigheten inom hälsa, vård och omsorg i Malmö stad, område väster. Men mest av allt är det en berättelse om vad som kan åstadkommas i en verksamhet när den strategiska inriktningen får bärkraft av engagerade, motiverade och nyfikna medarbetare och chefer med tillit till varandra och processen.

Efter en större omorganisation i Malmö stad 2013 slogs stadsområden ihop från tio till fem stadsområden. Avdelning Myndighet, område väster, omfattade cirka 55 medarbetare och ansvarade för all myndighetsutövning till äldre och personer med funktionsnedsättningar. Som med många omorganisationer kan uppstarten vara krävande, olika kulturer och olika arbetssätt ska fogas samman till något gemensamt och en ny inriktning ska pekas ut.

När jag kom till Malmö Stad 2015 präglades verksamheten på Myndigheten av otydliga ansvarsområden, otydliga roller, krav och förväntningar på medarbetarna. Förutsättningarna var oklara, ingen uppföljning av det pågående arbetet eller feedback till medarbetarna. Man gick till jobbet och sedan fick det bli som det blev. Gruppkänslan var låg, medarbetarna hann inte med sitt uppdrag, många mådde inte bra. Alla gjorde sitt yttersta men ingen visste om de gjorde rätt eller om det man gjorde var av tillräckligt god kvalitet. Kunskaper om budgetarbetet var begränsat och inget förbättringsarbete pågick på enheten. Sjukskrivningstalet var högt, likaså personalomsättningen, samtidigt visade resultat från medarbetarenkäten på brister.

Så utmaningarna var många för oss alla såväl chefer som medarbetare för att få en verksamhet som säkerställde leverans och kvalitet i förhållande till lagstiftning, övergripande mål, krav, budget och förväntningar.

Med anledning av detta påbörjades ett stort förändringsarbete på enheten med tillämpning av lean som förhållningsätt och strategisk inriktning. Alla medarbetare och chefer fick grundläggande kunskaper om lean genom föreläsningar och praktiska övningar ledd av extern konsult. Ett stort arbete med att förbättra den psykosociala arbetsmiljön påbörjades samtidigt som vi jobbade med rekrytering av personal samt dialog med verksamheten och inom myndigheten gällande roller och ansvar. Det var viktigt att skapa förutsättningar och tydlighet för medarbetare och chefer. Värderingar och spelregler tydliggjordes och bröts ner till uppföljningsbara mätvärden. Viktigt var också att medarbetarna skulle känna sig inkluderade och ha verklig möjlighet till påverkan.

När jag kom till Malmö stad fick jag tidigt höra att medarbetare inte hann med sin dokumentation eller uppföljningar av sina biståndsbeslut. Detta är en central och betydande del i arbetet som myndighetsutövare så bristfällig dokumentation och att besluten inte följdes upp var bekymmersamt och dessutom rättsosäkert . Därmed gick det inte heller att kvalitetssäkra uppdraget. Ingen kunde svara på om den hjälp som beviljades fick den tilltänkta effekten.

Att skapa förutsättningar, träna, efterfråga arbetssätt, ge stöd och utmana medarbetarna i lagom takt blev hörnstenen i ledarskapet. Dagliga pulsmöten för medarbetare och chefer infördes. Pulsmöten blev vår metod för täta avstämningar och en form för kvalitetssäkring. Där gick vi bland annat igenom hur gårdagen gick i förhållande till plan?, hur dagens planering ser ut, vilka stödbehov? Fanns det några avvikelser etc.  Pulsmöten är mellan ledare och medarbetare och hålls på alla nivåer i vår verksamhet. Det är alltid närmsta chef som leder pulsmötet.

Ett systematiskt sätt att arbete med ständiga förbättringar utifrån identifierade avvikelser på pulsmöten, mål och goda idéer kom igång.  Vi lärde oss att se positivt på våra avvikelser, en möjlighet till att förbättra vår verksamhet. Betydelsen av överenskomna arbetssätt blev tydliga och viktigt för ledarna att följa upp.

Drygt ett år efter starten av vårt utvecklingsarbete med lean som strategi följs samtliga beslut upp och handläggarna är i fas med sin dokumentation. Detta bidrar till kvalitet i arbetet för såväl myndigheten som verksamhet och våra brukare får hjälp utifrån sina behov.  De dagliga pulsmötena på enheten gör att medarbetare och chefer har koll och det skapar trygghet och förutsägbarhet för alla.

Andra framgångsfaktorer som är direkt kopplat till vårt utvecklingsarbete är att vi idag knappt har någon personalomsättning, en väldig låg sjukfrånvaro, mycket nöjdare medarbetare vilket medarbetarenkäten tydligt visade och positivt budgetresultat för myndigheten för första gången på flera år. Att orka hålla i och hålla ut som ledare, att ställa samma frågor omkring stöd och efterfråga avvikelser har varit ytterligare en framgångsfaktor för oss. Att som ledare vara närvarande och på plats i verksamheten har varit prioriterat. Alla chefer har 1:1 samtal med sina medarbetare en gång per månad. Dessa samtal handlar om arbetsmiljö, arbetsbelastning, återkoppling till medarbetare kopplat till våra mål, spelregler och värderingar. Hållbarhet och långsiktighet är ytterligare nyckelord.

Faktaruta 2015 2017
Personalomsättning Ca. 30% Ca 5%
Sjukfrånvaro
(totala antalet medarbetare)
11,45% 4,97%
Dokumentations släp
(tot 18 handläggare)
I snitt 25 utredningar/handläggare I snitt 5 utredningar/handläggare
Årsomprövningar av biståndsbeslut/handläggare 0% 100%

Men framförallt så har vi nu en verksamhet som har en tydlig strategi för leverans och kvalitet som går att följa upp och medarbetare som känner sig delaktiga i verksamhetens utveckling. Vi har ett ledarskap som skapar förutsättningar och efterfrågar överenskomna arbetssätt och som bidrar till att vidareutveckla verksamheten och ett medarbetardrivet förbättringsarbete med kvalitet.  Med lean som strategisk inriktning jobbar vi i dag med kvalitet i verksamheten och vi ser våra avvikelser som möjligheter att uppnå målen och inte som ett hinder att uppnå dem.

Malmö Stad 2018-02-28

Anne Sögaard
Enhetschef avd. Myndighet

Lean Forum

Lean Forum är en ideell förening med uppgift att vara samhällets ledande inspiratör och informatör för att maximera värde och att minimera slöseri. Varje år uppmärksammar vi föredömen inom lean genom att dela ut Svenska Leanpriset.