Varför har vissa verksamheter en förbättringstakt på 1-2 implementerade förbättringar per anställd och år och andra har 40? Vad krävs egentligen för att bli en sann lärande organisation?

Att lean handlar om att driva systematiskt förbättringsarbete är självklart idag. Så har det inte alltid varit. För 10 år sedan handlade lean mycket mer om metoder och verktyg som till exempel kanban, 5S, tavlor m.m. Det är inte för inte som det åttonde slöseriet har tillkommit, dvs att vi inte utnyttjar medarbetarnas kreativitet. Man skapar förbättringsgrupper med leantavlor, mötesstrukturer och handlingsplaner och får igång ett förbättringsarbete. Entusiasmen är stor och medarbetarna känner att de får sina röster hörda, men efter ett tag kommer vi till ett läge där det dagliga arbetet prioriteras högre och förbättringsstrukturen faller isär.

Det räcker alltså inte med goda idéer. Då goda idéer inte har någon tydlig riktning, blir inte helheten systematiskt bättre och resultaten påverkas inte nämnvärt. Snart tar idéerna slut och det blir svårt att bara komma på saker att förbättra, dvs att vara kreativ med ett blankt papper.

Vi har flera historiska exempel på det här. Förslagsverksamheten inom industrin var ett idédrivet förbättringsarbete som aldrig nådde det tänkta syftet. Inom förslagsverksamheten betalades ersättningarna ut för idéer inte för genomförda idéer, vilket blev ett hån mot medarbetaren. På 70-talet experimenterades det i industrin med självstyrande grupper och innan dess med kvalitetscirklar, oftast med misslyckade resultat just för att de byggde på tron att goda idéer är tillräckligt som drivkraft.

Avvikelsedrivet förbättringsarbete blev därför kraftfullt. Det skapar en tydlig riktning på förbättringarna. Synliggör man sina avvikelser utifrån en standard, en plan eller tydliga mätetal så kommer förbättringsarbetet alltid att prioriteras.  Avvikelser är oftast någon form av kvalitets-, tids- eller effektivitetsavvikelser, vilka är kärnan i vår verksamhet oavsett om det rör sig om tillverkning, service eller sjukvård. Avvikelserna är alltså grunden till ett sunt och systematiskt förbättringsarbete där alla medarbetare ges möjlighet att inte bara utföra sitt arbete utan också förbättra det – varje dag. Detta är en sann lärande organisation. Självklart kan man krydda ett avvikelsedrivet förbättringsarbete med goda idéer, men idéerna kan aldrig bli motorn.

Avvikelsedrivet förbättringsarbete förutsätter att följande är på plats…