Inledning av Pia Anhede, ordförande för Lean Forum:

– Jag träffade Johan Lundell på en mässa i Göteborg under en kort stund. Vi pratade om visualisering, vilket jag tyckte att jag kunde en del om. Johan fick mig att inse att vi kan visualisera i många fler dimensioner och använda många fler perspektiv. Jag hade en alltför endimensionell syn och såg en möjlighet att testa en flerdimensionell visualisering av vårt kommande styrelsemöte inom Lean Forum.

– Sagt och gjort, istället för den traditionella ppt-mallen så ritade jag upp vårt möte innan.

– Jag försökte verkligen tänka på att visualisera så många perspektiv som möjligt och tycker att jag lyckades ganska bra (agendapunkt, hur vi skulle disponera tiden, beslut/info, fokus, presentation/diskussion, anteckningar, etc). Min bedömning, som ordförande av mötet, var att det gick snabbare, var mindre stressigt, mer fokuserat och att vi hade högre kvalitet i diskussionerna. Vi hade alla hela tiden samma överblick och tog på så sätt ett gemensamt ansvar för mötet som helhet. Jag fick mycket positiv feedback från deltagarna och kommer att lägga upp vårt nästa möte på samma sätt.

I artikeln nedan beskriver Johan sina tankar och idéer kring visualisering. Han kommer även att medverka på Lean Forums konferens i oktober.

Johan Lundell:

Frågar du tre personer vad Lean är, så lär du få fyra svar. Minst. Problemet är naturligtvis att ordet ”Lean” omfattar så mycket – och ibland olika saker – att det blir stört omöjligt att mena samma sak. Det har använts i så många olika kontexter att man helt enkelt inte förmår att kommunicera effektivt kring det.

På flera sätt påminner det om den ändlösa diskussionen hur ”möten” kan förbättras och effektiviseras. De kan vara så olika, alltifrån allmänna sammanträden, till beslutsmöten, krismöten och mycket, mycket mera; ändå använder vi samma ord; möte. Att då tala om att vi kan förbättra ”möten” genom att antingen stå upp, max prata i en minut etc fungerar naturligtvis då bara ibland, inte alltid. Vad någon än säger om ”möten” blir lösningen inte alls generell.

Vad problemen kring dessa både ord ”Lean” och ”möten” har gemensamt, är att orden inte förmår att detaljerat beskriva verkligheten. På samma sätt blir ordrika angreppssätt att förstå komplexa företeelser som att försöka utföra avancerad hjärnkirurgi med hammare och yxa, eller måla ett litet stilleben med en 14 cm fasadpensel.

Dags att bryta ordens bojor

Denna artikel handlar om hur en del av detta problem går att lösa. Det går att förstå mycket komplexa företeelser och processer; men då måste vi bryta ordens bojor; vi måste våga efterträda orden som primära informationsbärare. Vägbeskrivningar är bra ibland, men kartor är bättre. Att med ord beskriva för någon hur en fågelholk ser ut går kanske, men en ritning är bättre. Att förklara varje tons tonhöjd, tonlängd, tonstyrka i en hel symfoni, så att musiker direkt ska kunna spela musik de aldrig hört går inte; men musiknoter gör just detta. De kan till och med utveckla den avancerade musiken utan att ens kunna tala samma språk för att noterna blivit deras universella skriftspråk.

Utveckling kräver förståelse

Låt oss börja med några av de fundamentala grunderna för Lean.

• Maximera kundnytta.
• Eliminera slöseri.
• Ha transparanta och lättförbättrade processer
• Skapa välidentifierade steg i värdeflödet
• Låt processflöden vara snabba och iterativa

Alla dessa – och man skulle kunna ta många fler – kräver att man först identifierar vad som är kundnytta, slöseri, värdeflödets steg osv. Sedan vill vi kunna utveckla och förädla processerna.

Om vi inte förstår, kan vi inte utveckla. Om vi inte förmår att kommunicera förståelsen kommer vi att misslyckas.

Visualisering underlättar förståelse och kommunikation

För att komma tillrätta med detta väljer nog vi alla att använda visualisering, grafik och stora ytor. Visual Lean Management, Visual Thinking, Visual Workplace, ”visual boards”; arbetssätten har många namn men handlar om att vi vill skapa överskådlighet och delaktighet. Vi vill visa processer och företeelser så att det ska bli tydligt och lättutvecklat.

Och det är precis här som jag vill ge mitt bidrag till den fortsatta utvecklingen av Lean.

Jag menar nämligen att det inte räcker att våra beskrivningar – kanske i form av tio meter långa anslagstavlor – är korrekt. Vi behöver kunna kondensera mer information på mindre plats (som en karta eller ritning) för att kunna utveckla den.

Korrekt duger inte

Bara för att något är korrekt beskrivet, innebär det inte alls att det är bra. Det kan till och med vara uselt.

Visst kan du lära en ny taxichaufför 100 vägbeskrivningar, som alla är korrekta. Men det är bättre om han får en karta. Visst kan du anställa byggare som får lära sig att bygga genom ”learning by doing”, men ritningar gör att du kan bygga sådant som du aldrig någonsin sett; hus som aldrig ens har uppförts tidigare. Visst kan du beskriva en förändringsprocess med timmar av möten; där allt som sägs kanske till och med är korrekt; men då missar du att kommunicera hela kartan.

Problemen har att göra med orden.

• Ord bär betydelser vagt, medan potenta notationer bär dem tydligt.
• Ord liknar inte det de beskriver.
• Ord bär grundläggande en betydelse i taget (även om det finns undantag). Bättre notationer kondenserar betydelser på genialiska sätt.

Men det viktigaste är:

Ord måste läsas och kommas ihåg.  Så är det inte med ritningar, kartor och bättre notationer.

”Ja, men vi använder ju grafer och pajdiagram”, säger du kanske. ”De är ju korrekta”. Försök då att beskriva musikdata, kartdata eller cad-data med grafer eller pajer. Det går inte. Det räcker inte att bära en eller två frihetsgrader/dimensioner/storheter i taget. Är processen man vill beskriva komplex, vilket nästan alltid är fallet idag, så behöver visualiseringen bära just denna komplexitet på ett kondenserat – och gärna genialt – sätt. Inom Lean har problemet varit att diagram och figurer fungerat bättre än orden, men inte alls så bra som de skulle kunnat vara. Det är denna förändring som jag vill se.

”Visual Lean Notations”

Ett sätt att öka produktiviteten vid en arbetsplats eller beskriva ett butiks kundvarv är att göra ett spaghettidiagram. Tyvärr liknar det ju också en tallrik med spaghetti och är alldeles för fådimensionellt. Skulle du inte också vilja se vilka förflyttningar som var bra och vilka som var onödiga, vad som påkallade förflyttningarna och kanske när de gjordes på dagen? Någon vill se vilka som var hälsovådliga medan en annan vill se hastigheten av förflyttningarna på lagret. Med det som jag kallar ”Visual Lean Notations” får figurer fler dimensioner och betydligt fler vyer, på samma sätt som hur sjuåringen får en melodistämma, jazzmusikern ackord och konsertpianisten ett partitur. Visualiseringen måste alltid sätta funktionalitet före design (även om dålig design skapar ointuitivitet och därmed sämre kondensering av informationen).

På samma sätt är det med alla de vyer som man brukar arbeta med i Lean. Visst är vanliga, gröna och röda gubbar korrekta, men är det inte mer som du vill kommunicera, annat än att det antingen är lysande, eller eländigt, om det gick att göra både nyanserat och kompakt?

Varje verklighet kan överföras bättre, tydligare, mer överskådligt än vad som sker idag. Denna, mycket iterativa, process kommer att innebära oerhört spännande resor för oss alla som vill nå våra produktivitets- och delaktighetsmål.

Johan Lundell
Innovatör, föredragshållare och grundare till Nodd AB som är aktuell för sin workshop på Lean Forum 2017 i Göteborg i oktober.